Kommunikationsrichtlinie

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Do-FOSS lebt von Zusammenarbeit und Zusammenarbeit lebt von Kommunikation. Hier wird beschrieben, wie wir intern und extern kommunizieren wollen. Es handelt sich dabei explizit um eine Richtlinie und kein Re­g­elwerk - es werden zwar ziemlich viele Details angesprochen, aber stets der Versuch unternommen, den dahinter liegenden Gedanken zu beschreiben. Das soll es einfacher machen, im Einzelfall gezielt von der Richtlinie abzuweichen und trotzdem ihren Grundgedanken zu berücksichtigen.
Bei interner Kommunikation ist es allerdings durchaus möglich, dass Nachrichten, die stark und anscheinend grundlos von diesen Richtlinien abweichen, mit einem Verweis auf sie zurückgewiesen werden.

Während hier nur beschrieben wird, wie wir kommunizieren wollen, wird an anderer Stelle dargestellt, wie der Kommunikation am einfachsten zu folgen ist.

Selbstverständlich sollte jede schriftliche Äußerung gewissen sprachlichen Mindeststandards genügen:

• passende Anrede und Förmlichkeit
• Rechtschreibung und Zeichensetzung
• präzise, einfache Sprache
• auch in Stresssituationen muss jederzeit Wertschätzung gewahrt werden

Das ist unabhängig vom Medium! Denkt daran, dass auch die Redmine-Inhalte öffentlich sind.

Benutzernamen

Wir sind uns des Spannungsfeldes zwischen der Wichtigkeit von Anonymität und der Verlässlichkeit von Klarnamen bewusst. Deswegen müssen nur Mitglieder des Koordinationskreises, also solche, die Do-FOSS offiziell nach außen vertreten, ihren bürgerlichen Namen verwenden. Alle anderen Kommentatoren, Teilnehmer und Mitwirkende können Pseudonyme wählen ohne zu befürchten deswegen in irgendeiner Form benachteiligt zu werden (selbstverständlich nur solange die Pseudonyme selber freiheitlich demokratischen Grundwerten genügen und weder beleidigend noch rechtlich problematisch sind).

Medien

Zur Kommunikation stehen verschiedene Medien zur Verfügung:

• Soziale Netzwerke (z.B. Twitter, Reddit)
• Newsletter

• E-Mail
• Redmine (z.B. Forum, Ticket oder Wiki)
• Etherpad
• Mumble

Für diese werden in den jeweils verlinkten Artikeln detaillierte Richtlinien angegeben.

Auswahl des Mediums

Die Auswahl des richtigen Mediums ist besonders relevant. Gerade bei der internen Kommunikation kann so sichergestellt werden, dass alle Informationen möglichst gut verfügbar sind.

Extern

Soziale Netzwerke

Soziale Netzwerke wie Twitter oder der News Aggregator Reddit haben sich als gute Möglichkeit erwiesen, Links zu unseren und anderen FOSS-relevanten Artikeln zu verbreiten und mit Interessierten in Kontakt zu treten.

Deswegen wird ein Link zu jedem unserer Artikel dort gepostet. Je nach Netzwerk können und sollen auch andere Links verbreitet werden.

Blog-Newsletter

Ein Blog-Newsletter wird zu jedem im Blog veröffentlichen Artikel verfasst. Dieser muss manuell verfasst und verschickt werden.

E-Mail

Bei externen Gesprächspartnern werden persönliche E-Mails das wichtigste Medium sein.

Wer möchte, kann sich auch hier an Don't Repeat Yourself halten: In diesem Redmine oder dem Blog bereits formulierte Inhalte (z.B. zu unserem Selbstbild) können kopiert oder verlinkt werden. Letzteres lohnt sich insbesondere bei tiefer gehenden Erklärungen, die vielleicht nicht direkt mit dem Inhalt der Mail zu tun haben. Auch optionale Anhänge müssen nicht verschickt sondern können verlinkt werden.
Die Verlinkung auf Blog oder Redmine macht unsere Inhalte bekannter und den Adressaten vielleicht neugierig genug, um regelmäßig wiederzukommen oder einen der Feeds zu abonnieren.

Teilnehmer

Je nach Situation kann es auch passend sein, Gesprächspartner als Kommentatoren in den Blog oder als Teilnehmer in Redmine einzuladen.

Intern

Die interne Kommunikation wird sich auf die zur Verfügung stehende Infrastruktur verteilen. Hierbei ist besondere Disziplin angebracht, damit die Inhalte an den richtigen Stellen landen.

Diskussionen

Alle Diskussionen sollen im Forum geführt werden.
Das schließt insbesondere E-Mail-Diskussionen aus, denn diese sind - besonders im Nachhinein - unpraktisch. Sie an ursprünglich nicht adressierte Personen zu verteilen, sie zu durchsuchen und daraus zu zitieren ist umständlicher als in einem Forum.

Gelegentlich lassen sich Themen aber am besten mündlich besprechen. Für solche Fälle steht Mumble bereit. Um das Besprochene auch in diesem Fall nicht teilnehmenden Personen zugänglich zu machen, ist es wichtig, die Ergebnisse zu dokumentieren. Dazu sollen die anderen zur Verfügung stehenden Mechanismen genutzt werden. Das Wiki ist z.B. der richtige Ort, um Protokolle abzulegen. Nicht abgeschlossene Diskussionen sollten im Forum weitergeführt und mit dem Protokoll verlinkt werden.

Aufgaben

Aufgaben und ihr konkreter Kontext sollen in Tickets festgehalten werden.
Eventuelle Rückfragen können auch dort besprochen werden, aber sobald sich abzeichnet, dass zur Umsetzung des Tickets eine breitere Diskussion geführt werden muss, soll dies im Forum stattfinden.

Verfassen

Zum gemeinsamen Verfassen von Texten (z.B. für Blog-Artikel) steht ein Etherpad zur Verfügung. Dort können beliebig viele Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten. Wichtig ist, dass die erarbeiteten Inhalte nach ihrer Fertigstellung an einen öffentlich einsehbaren Ort verschoben werden (für Details, siehe hier).

Wissen

Wissen wird im Wiki festgehalten.
Dazu gehört z.B. die Dokumentation von Interaktion mit der Öffentlichkeit oder von getroffenen Entscheidungen (wie dieser Richtlinie) und ihrer Hintergründe (vergleiche Impressum). Statt also z.B. E-Mails mit länglichen Sachbeschreibungen zu verfassen und an einzelne Gesprächspartner zu schicken, sollen diese Beschreibungen im Wiki festgehalten werden. Verteilen kann man sie dann einfach per Link oder Copy-Paste.

Dokumente

Falls Dateien verschickt oder archiviert werden sollen, sind ausschließlich offene Formate zu verwenden. Nicht zur weiteren Bearbeitung gedachte Inhalte sollten typischerweise als PDF verteilt werden; solche an denen gemeinsam gearbeitet wird in einem der OpenDocument-Formate.

Zu archivierende Dokumente werden in Redmines Dokumentenmanagement abgelegt. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass diese öffentlich zugänglich ist, also müssen Urheberrechte beachtet werden!

Hinweise

Hinweise können per E-Mail an die entsprechenden Mitglieder geschickt werden.
Wichtig ist, dass es sich hierbei eben um Hinweise handelt - die meiste andere Kommunikation wird über die sonstigen Medien geführt, d.h. im Regelfall reicht ein Link auf einen Artikel, einen Forenbeitrag, ein Ticket, ...

News

Manchmal scheint ein einfacher Hinweis per Mail der Bedeutung einer Nachricht nicht angemessen. Wenn z.B. ein Meilenstein erreicht oder ein wichtiges Ticket umgesetzt wurde, kann es besser sein, dies als News zu veröffentlichen. Es ist dann meist sinnvoll, die Neuigkeit nicht allzu umfangreich zu verfassen, sondern lieber auf andere Inhalte zu verweisen. Diese News sind für die interne Teillnehmer und Mitwirkende gedacht und sollten daher nur Themen aufgreifen, welche nicht schon über den Blog veröffentlicht wurden und von öffentlichem Interesse sind.